Typer af IT-kontrakter
IT-aftaler er ikke noget entydigt begreb. IT-aftalen kan omfatte alt fra en simpel anskaffelse af en enkelt pc’er til komplicerede aftaler om levering af specialudviklet software.
Der kan dog især fremhæves følgende aftaletyper indenfor IT-retten: (1) køb af hardware, (2) køb af standard software, (3) køb af specialudviklet software, (4) konsulentaftaler, (5) udvikling af hjemmesider, (6) vedligeholdelsesaftaler, (7) deponeringsaftaler og (8) IT-outsourcingaftaler. Koncipisten skal selvsagt have for øje, hvilken slags IT-aftale, der er tale om.
Ofte vil IT-aftalen indeholder komponenter af flere aftaletyper. En aftale om udvikling af software kan også indeholde aftale om vedligeholdelse af systemet.
Ingen lovgivning – ophavsret
Der er ingen lov, der som sådan regulerer IT-aftaler. Anskaffelse af hardware (og i visse tilfælde også standard programmel) omfattes dog købeloven. Fraværet af lovgivning tilsiger, at der ved aftalens koncipering udvises ekstra stor omhu og grundighed.
Software er beskyttet efter Ophavsretsloven (OPHL § 1). Ophavsretten til software, der er frembragt af en ansat, overgår automatisk til arbejdsgiveren (OPHL § 59). Noget tilsvarende gælder ikke ved software, der af en leverandør udarbejdes for en kunde. Ønsker kunden således ophavsretten, skal dette udtrykkeligt aftales. Typisk vil kunden dog udelukkende få en licens til programmet.
KO1, K02 og K03 samt andre aftalestandarder
I samarbejde mellem staten, Kammeradvokaten, Dansk IT og IT-Brancheforeningen er udarbejdet en sæt standardkontrakter om levering og vedligeholdelse af et IT-system, de såkaldte K-aftaler. Aftalerne benævnes i daglig tale KO1, K02 eller K03. Til K-aftalerne er også udarbejdet en række modelbilag. Da såvel leverandør- som kundesiden har medvirket til udarbejdelsen, har K-aftalerne karakter af en forhandlet standard.
IT-brancheforeningen har udarbejdet en række standardaftaler om anskaffelse af hardware, software, konsulentydelser mv. Aftaler kan købes gennem IT-brancheforeningens hjemmeside.
Endelig kan der gratis på Rambøll Managements hjemmeside downloades en standard IT-købekontrakt.
Totalleverancer eller delleverancer
IT-leverancen består typisk af flere delkomponenter, eksempelvis hardware og software. Køber kunden de enkelte delkomponenter hos forskellige leverandører, er der tale om en delleverance. Alternativt kan kunden købe alle komponenter hos kun én leverandør, hvorved der er tale om en totalleverance. Kunden bør som tommelfingerregel insistere på en totalleveranceaftale for at undgå at blive kastebold mellem leverandørerne af de forskellige komponenter, der hver især kan skyde skylden på hinanden for mangler ved systemet.
Kravspecifikation og systembeskrivelse
Ved indgåelsen af IT-aftaler med en vis kompleksitet udarbejdes en kravspecifikation af kunden, evt. med bistand fra en konsulent. I kravspecifikationen beskrives de krav og forventninger, som kunden har til systemet.
På baggrund af kravspecifikationen udarbejdes af leverandøren en systembeskrivelse, hvori det i tekniske termer beskrives, hvad leverandøren vil levere for at leve op til kravspecifikationen. Både kravspecifikationen og systembeskrivelsen skal inkorporeres i IT-aftalen og vedlægges aftalen som bilag.
Leverandørens ydelser og garantier
Leverandørens overordnede forpligtelse består i rettidigt at levere et IT-system, der opfylder kravspecifikationen og systembeskrivelsen. IT-aftalen skal fastsætte dato for levering, og forsinket levering bør sanktioners med betaling af bod. Leverandøren bør afgive garanti på systemet (i KO1 er garantien 1 år), herunder garanti vedrørende systemets svartider og driftseffektivitet. Derudover bør leverandøren påtage sig en vedligeholdelsespligt.
Aflevering og prøver
I IT-aftaler anvendes begrebet aflevering i stedet for levering. I modsætning til levering forudsætter aflevering, at leverandøren dokumenterer, at systemet opfylder de stillede krav. Ved aflevering sker der en afprøvning af systemet, hvor det udsættes for nærmere aftalte påvirkninger. Ved større IT-anskaffelser opereres med flere prøver. I KO1 skal der således gennemføres en overtagelsesprøve og driftsprøve.
Når prøverne er bestået, anses systemet for afleveret. Konsekvensen af aflevering er, at leverandøren anses for at have præsteret korrekt ydelse, at garantiperioder begynder at løbe, at risikoen går over til kunden samt at købesummen forfalder til betaling.
Kundens forpligtelser
Udover selvsagt at betale et vederlag for IT-systemet forpligter kunden sig ved større anskaffelser til aktivt at medvirke til udvikling og levering, herunder stille egnede lokaliteter til rådighed, sørge for kabelføring, allokere medarbejdere til projektet, deltage i projektmøder mv. Derudover har kunden en åbenbar interesse i at få udarbejdet en så præcis og klar kravspecifikation som muligt.
Deponeringsaftaler
Vedligeholdelse og udbedring af fejl forudsætter adgang til softwarens kildekoder, som leverandøren typisk har ophavsretten til. For at sikre, at kunden også i tilfælde af leverandørens konkurs eller misligholdelse kan udbedre fejl og vedligeholde systemet, deponeres kildekoderne hos en uafhængig tredjemand. En deponering sikrer således også leverandørens ophavsret. Deponeringsaftalen indgås mellem kunden, leverandøren og den tredjemand, hvor kildekoderne deponeres.
Koderne bør så vidt muligt deponeres i et uafhængigt og anerkendt deponeringsinstitut. I Danmark anvendes især Dansk Deponerings Institut, der har udarbejdet et sæt standard deponeringsaftaler, der er medtaget i paradigmasamlingen.
IT-konsulentaftaler
Konsulentaftaler anvendes især, når en leverandør har brug for ekstern bistand med henblik på en konkret levering til en kunde. Konsulenten fungerer således som underleverandør. Konsulentaftalens løbetid er enten tidsbegrænset eller opgavebestemt, således at aftalen ophører ved projektets aflevering. Konsulentaftalen bør beskrive de opgaver, der skal udføres af konsulenten, evt. frister, konsulentens vederlag, rettigheder til software, som konsulenten udvikler, løbetid og opsigelse.
Rekrutterings- og kundeklausuler
Tidligere sås i IT-aftaler, særligt i konsulent- og underleverandøraftaler, at parterne gensidigt afskærer sig fra at ansætte hinandens medarbejdere. Sådanne jobklausuler er i dag ugyldige efter Ansættelsesklausulloven.
Derudover anvendes ofte kundeklausuler, hvor konsulenter og andre underleverandører forpligter sig til ikke udenom leverandøren at arbejde for leverandørens kunder. Sådanne klausuler er derimod som udgangspunkt bindende for parterne.
Vedligeholdelsesaftaler
En aftale om køb af software bør suppleres med en vedligeholdelsesaftale. Aftalen skal anføre, om vedligeholdelsen udelukkende består i fejlrettelse, eller om leverandøren derudover skal levere forbedringer og nye versioner af systemet. Vederlaget for vedligeholdelse kan være timebetaling eller løbende betaling af et fast beløb.
For leverandøren kan det være omkostningsfuldt at skulle vedligeholde software, som for længst er udgået eller forældet. På den anden side ønsker kunden sikkerhed for, at investeringen har en vis levetid, hvilket forudsætter, at systemet kan vedligeholdes. Som kompromis bestemmes ofte, at leverandørens vedligeholdelsespligt bortfalder, såfremt kunden ikke aftager nye versioner af systemet.